5 tips för att få den mest organiserade e-posten 2023

Det är den första månaden 2023 och med den har många människor redan börjat uppfylla sina nyårslöften – eller åtminstone försöker de! Idag ska vi presentera några tips att ha mer organiserad e-post Nej gmail, just för dem som lovat att göra ordning på saker och ting i det här nya året. Det är väldigt enkla och direkta tips från mannen själv. Google, men det kan hålla din e-postlåda borta från det kaos som många människor flyr ifrån. Kom och kolla!

Arkivera mer än ett e-postmeddelande åt gången

Semesterperioden är över och de tusentals e-postmeddelanden är fulla där – när jag säger "tusentals" är det inte en överdrift, det är en realitet för många användare! Så ett sätt att minimera den här högen med e-postmeddelanden är just att arkivera dem, men inte en efter en – som att dra ett objekt till höger eller vänster, i Gmail för mobiltelefoner – utan många av dem på en gång. När du har en enda källa som ger flera e-postmeddelanden kan det göra det ännu enklare att massarkivering.

Först in översta sökfältet, sök efter avsändaren av dessa e-postmeddelanden – till exempel en lärare, en butik, din chef, etc. –, välj den när du hittar den. Nu, i det övre vänstra hörnet, en tom ruta — det kommer förmodligen att dyka upp mellan avsändarens foto och ett alternativ skrivet "E-post", så välj det. När du gör det kommer alla e-postmeddelanden som har filtrerats från den avsändaren att väljas. Nu, bredvid torget som var tomt, finns en kvadrat med en pil nedåt, välj den.

Vid denna tidpunkt kommer alla objekt som har valts att vara arkiveras, kom ihåg att varje Gmail-sida kan visa upp till 50 e-postmeddelanden, det vill säga du kommer att kunna arkivera minst 50 av 50 objekt — den här visningen kan vara större, ändra bara gränsen i kontoinställningarna. Efter raden där alternativen visas är det fortfarande möjligt att radera, markera som läst, avbryta och till och med tillämpa andra åtgärder på valda objekt, förutom att arkivera dem.

redan i cell — i det här exemplet gjorde vi handledningen med en iPhone — du kan klicka och hålla på objekten du vill arkivera och sedan välja ikonen som anges i bilden. Istället för att arkivera en efter en, trycker du på det första objektet och fortsätter sedan att välja de andra, bara klicka en gång.

Stäng av konversationsmeddelanden

Vi har ofta e-postmeddelanden som mer ser ut som chattar med så många meddelanden som har utbytts – för att inte tala om att det fortfarande finns de situationer där mer än en person deltar i utbytet av e-post, vilket ytterligare ökar antalet aviseringar du får . För att undvika så många varningar om konversationer som du kanske inte längre deltar i, försök att tysta dessa e-postmeddelanden.

Alltför lätt. I likhet med föregående tips, istället för att klicka på den första tomma rutan, välj bara de e-postmeddelanden som innehåller långa konversationer som du vill tysta. Efter att ha valt alla önskade, i de tre prickarna som finns under sökfältet, välj alternativet "ignorera". Nu kommer du inte längre att bli avbruten eller distraherad när någon skickar ett meddelande till dig genom den konversationen.

Det är lika enkelt på en mobiltelefon som på en dator: välj e-postmeddelandet som innehåller de konversationer du inte längre vill få meddelanden från, klicka på tre prickar som finns i det övre högra hörnet av skärmen och välj alternativet "ignorera". Nu är e-postmeddelandena redo för dig att läsa senare när du söker efter dem eller besöker dina arkiv, men du kommer inte att se alla meddelanden högst upp i din inkorg

Skapa konton med din e-post och plustecknet (+)

Att använda mejl för mer än ett ämne är det vanligaste nuförtiden. Privatliv, arbete, barnhantering, att ta emot nyhetsbrevet och många fler aktiviteter är vanligtvis kopplade till din e-post. Och eftersom allt detta kommer in i din e-post som en virvelvind, kan det vid första anblicken tyckas som att den inkorgen är fullständigt rörd med så många ämnen i sikte. Men det finns ett intressant sätt att separera några mer specifika ämnen väl.

Om du till exempel har ett gymmedlemskap och föredrar att hålla dessa meddelanden och annan information åtskilda från dina andra inkorgsobjekt, använd bara en gymspecifik e-postadress - och bäst av allt, utan att glömma att ha din huvudsakliga e-post länkad . kommer att vara[e-postskyddad]". En kanal med din e-postadress vänd mot gymmet men som fortfarande bär din identitet.

För att göra det, lägg bokstavligen till plustecknet, "+", efter din e-postadress, med namnet som identifierar ämnet. Vi gav exemplet akademin, men det kan också vara "[e-postskyddad]", när du vill att dina högskoleämnen ska bli mer specifika. Ge bara det här e-postmeddelandet en tumme upp när du berättar hur vi kommer i kontakt med dig.

Nu när du har angett en "e-post + ämne"-adress, sök efter e-postadressen som skapats i den översta sökfältet och i det sista alternativet i fältet, till exempel en inställningsikon, välj den. Välj nu det sista alternativet, "skapa filter". Listan som visas visar dig vad du vill göra med de e-postmeddelanden du får från den specifika adressen, till exempel att den alltid faller i en specifik kategori eller att använda en ny eller tidigare skapad etikett. När du har valt den automatiska destinationen för dessa e-postmeddelanden, klicka på "skapa filter"och redo!

Säkerhet i att skicka, ta emot och lagra e-postmeddelanden

Skyddet är aldrig för mycket, ännu mer när det kommer till en virtuell miljö, som ofta kan spela de mest intet ont anande ett spratt. För att öka dina e-postskyddsbarriärer föreslår Google två verktyg. Den första av dessa är säkerhetskontroll. Där har du tillgång till:

• Kontrollera och hantera dina rumslösenord;
• Aktivera ditt kontos funktion för säker surfning;
• Kontrollera vilka enheter som har ditt konto länkat;
• Senaste säkerhetsaktiviteter;
• Aktivering av tvåstegsverifiering, vilket är mycket viktigt för säkerheten;
• Och tredjepartsappåtkomst till ditt konto.

Det andra verktyget som hjälper till att skydda ditt konto är sekretesskontroll. Det föreslår fyra olika alternativ för dig att granska din nuvarande situation med Google Services sekretess. Förstå vad var och en av dem kan erbjuda:

• Ta bort webb- och appaktivitet automatiskt: Webb- och appaktivitet hjälper dig att slutföra uppgifter snabbare, upptäcka nytt innehåll och fortsätta där du slutade. Konfigurera ett automatiskt raderingsalternativ för att styra hur länge information sparas i aktiviteten;
• Radera platshistorik automatiskt: Platshistorik hjälper dig att komma ihåg de platser du har besökt och de rutter du har tagit. Konfigurera alternativet för automatisk radering för att styra hur länge information sparas i historiken;
• Radera YouTube-historik automatiskt: Med YouTube-historik kan du erbjuda bättre rekommendationer, en personlig startsida, videor som fortsätter där du slutade och färre rekommendationer för videor du redan har tittat på. Konfigurera alternativet för automatisk radering för att styra hur länge information sparas i historiken;
• Skapa en plan för ditt konto: Använd "Inaktiva kontohanteraren" för att planera vad som ska hända med din data om du slutar använda kontot.

undvika spam

Och slutligen kan vi inte låta bli att prata om en av de största skurkarna av alla dem som dagligen har att göra med e-post: skräppost. Skräppost är de e-postmeddelanden som anses vara helt oönskade, ibland om kampanjer – som är ogiltiga eller förfallna – eller bara någon marknadsföringstjänst som du inte ens är intresserad av att kolla in.

Gmail har en resurs för artificiell intelligens som kan filtrera de e-postmeddelanden du får, vilket gör din inkorg så smal som möjligt. Enligt företaget är denna resurs kapabel att eliminera upp till 99,9% av objekt som ansågs vara skräppost – och kommentera inte det, utan andra skadliga saker som malwares e Nätfiske för.

Men eftersom det här filtret inte helt kan fånga dessa oönskade e-postmeddelanden, kan det ena eller det andra undkomma regeln och hamna i din inkorg. Om detta händer, oroa dig inte, lösningen är också ganska enkel. Välj den tomma rutan för det e-postmeddelandet som är skräppost, detta kommer att visa en rad med alternativ precis under sökfältet, klicka sedan på sexkantstavlaikon med ett utropstecken i mitten. Det är det, nu har den varan redan skickats till skräpposten.

Och du, vad tyckte du om dessa Google-tips? Ska du börja det nya året på rätt fot i organisationen? Berätta för oss i kommentarerna!

Veja também:

robotar och co: De mest nyfikna släppen från CES 2023.