20 viktiga tips som hjälper dig att använda Gmail bättre

O gmail Det är den mest använda e-posttjänsten i världen, och även den mest kompletta. Med detta i åtanke har vi förberett en guide med viktiga tips för att du ska få ut det mesta av den. Se nedan:

Använd kategorier

När du går in på din hemsida, vissa förutbestämda kategorier kommer nu att vara tillgänglig och konfigurerad. De du ser så fort du går in är: Huvudsaklig, social e Promoções. På dessa flikar kan du hitta e-postmeddelanden som tagits emot av kontakter eller med relevans, omnämnanden på sociala nätverk och erbjudanden från shoppingsajter där du är registrerad.

Dessutom är det möjligt att aktivera andra kategorier som t.ex Uppdateringar e forum: i dessa nya flikar kommer du att kunna ta reda på om banker, konton och adresser som skickat flera meddelanden per vecka. På fliken Forum, gmail filtrerar endast meddelanden från katter och grupper.

Att aktivera det är enkelt:

Steg 1: Klicka på ikonen Inställningar.

Steg 2: Välj Alla inställningar.

Steg 3: Gå till Inkorgen.

Steg 4: Aktivera uppdateringar och/eller forum.

Anpassa etiketter

Nu när du har använt kategorierna som följer med gmail, vad sägs om att skapa din egen? Med etiketter har du full kontroll över dina e-postmeddelanden och optimerar Gmail för gott. Dessa är helt anpassningsbara och kan skapas efter användarens behov, dessutom är färgindelningen en extra touch för den som använder färgorganisationsmetoder.

För att lägga till dem klickar du bara på plustecknet bredvid "etiketter” och anpassa efter behov, vilket underlättar sökningen i gmail. Nu, när du är i ett e-postmeddelande, eller till och med i din inkorg, välj bokmärkesikonen och välj en eller flera som du behöver.

Har flera konton

Det är vanligt att använda flera e-postkonton för olika ändamål. Så här, Ett coolt tips är att använda alternativet som lägger till alla e-postmeddelanden i bara en inkorg. Den gmail förenklar användarnas dagliga liv med detta alternativ, tillgängligt på ansökan.

Tillåt avbryt sändning

Ett misstag på portugisiska, en felaktig gest eller till och med att få avsändaren fel är vanligt i den enorma mängden texter som skrivs dagligen och e-postmeddelanden som besvaras. För detta, ett coolt tips att använda i gmail är att anpassa leveranstiden. Som standard är den valda tiden 5 sekunder, men det är möjligt att anpassa den till upp till 30 sekunder, så att du kan ta en paus om något går fel.

Installationsprocessen är enkel:

Steg 1: Välj ikonen Inställningar.

Steg 2: Gå till General.

Steg 3: Välj Avbryt Skicka.

Steg 4: Välj den bästa perioden för dig.

Konfidentiellt läge

Detta läge är idealiskt om e-postmeddelandet som ska skickas har ett mer känsligt eller konfidentiellt ämne. Det förhindrar att meddelandet vidarebefordras till en annan person och raderas automatiskt efter den valda tiden. För att aktivera det, välj helt enkelt hänglåssymbolen i e-postrutan med Timern. Sedan kan du välja vilken tid meddelandet ska vara tillgängligt.

Skapa ett abonnemang

Dessutom är en nödvändighet för ett organiserat e-postmeddelande att ha en signatur. Detta enkla tillägg till din gmail Det undviker förseningar och behovet av att ställa frågor som "Vad är adressen?", "Vad är telefonnumret?", etc. Att ställa in detta är enkelt, gå bara till inställningar och lägg till signaturen.

Installationsprocessen är enkel:

Steg 1: Välj ikonen Inställningar.

Steg 2: Gå till General.

Steg 3: Välj Prenumeration.

Okej, nu är det bara att importera en signatur eller skapa en gmail.

Sök i Gmail

Sökverktyget gmail Det är lite utforskat och sanningen är att det kan vara en kraftfull allierad för organisationen. Detta, trots att det är enkelt, har en rad kommandon som kan användas för att göra ditt dagliga liv enklare, går långt utöver att söka efter ord och e-postmeddelanden. Nackdelen är behovet av grundläggande kunskaper i det engelska språket, dock är åtgärderna enkla och snabba att memorera. Låt oss titta på andra tips relaterade till dessa kommandon nedan.

E-postmeddelanden som skickas till och från dig

Att vara medveten om de e-postmeddelanden du har skickat och tagit emot är viktigt för att optimera din gmail, för detta kan kommandon skrivas i sökfältet i Gmail och förenkla ditt liv genom att samla alla med bara några klick.

För att ta reda på vilka meddelanden som skickades till din chef, till exempel, sök bara: "to:me from:boss e-post” i baren och de kommer alla att grupperas tillsammans. Den motsatta processen skulle vara "from:me to:boss e-post", visar alla du skickade till honom.

Så kommandona är "till:mig från:"Och"från:mig till:".

Bifogade filer

Föreställ dig att du behöver hitta en PDF som bifogas ett e-postmeddelande. Hur skulle jag hitta filen på snabbast möjliga sätt? Här kommer du att använda magin med att söka in gmail med kommandot "har: bilaga", Vad gör alla meddelanden med bifogade filer visas i inkorgen.

Men i den här situationen letar vi efter en PDF-fil och det här kommandot kommer att visa andra filer i listan. För att lösa problemet, byt bara ut ordet fastsättning (bilaga på portugisiska), efter filformatet du letar efter. Så kommandot skulle vara "har: PDF".

Sök efter datum eller ämne

För meddelanden du inte har en aning om vem som skickade, bara ett vagt minne av datumet du fick det, kommandona innan e efter De kommer att vara dina godsägare i detta uppdrag. Innan kommer att visa meddelanden före det valda datumet, sedan efter de senare. Kommandona som måste skrivas kommer att vara "före: 25-11-2021"Eller"efter: 25-11-2021", till exempel. Ändra datum vid behov.

Använd tangentbordskommandon

För att optimera användningen av gmail Med tangentbordet finns enkla och effektiva kommandon. För att navigera mellan meddelanden i en e-posttråd, använd helt enkelt P och N tangenter, som tar dig till föregående respektive nästa meddelande. Detta undviker att använda rullningslisten och gör det lättare att söka efter e-post. Om du vill skicka ett meddelande snabbt kan du också trycka på Ctrl och Enter samtidigt, spara tid genom att undvika att klicka på skicka-knappen. Dessa unika tangentbordskommandon hjälper dig att använda tangentbordet gmail snabbare och effektivare.

Schemalägg e-postmeddelanden

För att schemalägga e-postmeddelanden gmail, kan du enkelt schemalägga att dina meddelanden ska skickas vid en viss tidpunkt, vilket möjliggör större organisation och effektivitet i kommunikationen.

Steg för steg för att schemalägga e-postmeddelanden gmail:

Steg 1: Öppna Gmail och klicka på "Skriv" för att starta ett nytt e-postmeddelande.

Steg 2: Skriv ditt meddelande, inklusive mottagare, ämne och brödtext i e-postmeddelandet.

Steg 3: När du har skrivit klart klickar du på nedåtpilen bredvid knappen "Skicka".

Steg 4: Välj alternativet "Schemalägg frakt".

Steg 5: Välj ett specifikt datum och tid för att skicka e-postmeddelandet, eller välj ett av alternativen som föreslås av Gmail.

Steg 6: Klicka på "Schemalägg frakt" för att bekräfta.

Redo! Ditt e-postmeddelande kommer att skickas automatiskt vid valt datum och tid.

Använd arkiv

Arkivverktyget används för att hålla e-postmeddelanden med liten relevans, men inte tillräckligt för att raderas. Genom att arkivera håller du din inkorg organiserad och inga sidor med e-postmeddelanden öppnas utan anledning. När du behöver det, välj helt enkelt de arkiverade föremålen och sök efter det du behöver.

Läs e-postmeddelanden offline

Funktioner som låter dig läsa mottagna meddelanden även utan internetåtkomst är fantastiska verktyg för att optimera din gmail. Och den Google Har du någonsin tänkt på den här lösningen! Du måste dock aktivera funktionerna i leverantörsinställningarna.

För att komma åt det är det enkelt:

Steg 1: Klicka på kugghjulsikonen.

Steg 2: Välj Visa alla inställningar.

Steg 3: Gå till Av och aktivera.

Okej, nu kan du välja den tidsperiod du vill att dina meddelanden ska vara tillgängliga och gmail varnar dig för hur mycket lagringsutrymme som kommer att användas.

Välj teman

Teman kan vara ett bra optimeringsverktyg i gmail. Förutom att få det att se ut som du kan välja ett mörkare tema göra dina ögon mindre trötta när du spenderar tid framför din dator.

För att ändra temat är det enkelt:

Steg 1: Gå till redskapet.

Steg 2: Välj Teman och gå till Visa alla teman.

Okej, nu är det bara att välja det du gillar bäst.

Lär dig rätt knapp

Att välja ett e-postmeddelande med rätt knapp är ett tips om hur man optimerar gmail. När du använder den här funktionen som standard visar Gmail en serie kommandon som kan utföras. Du kan markera som läst, arkivera, svara, bland andra funktioner.

Anpassa ditt tangentbord

För att anpassa kortkommandon måste användaren först aktivera dem i enhetsinställningarna. gmail. Klicka på kugghjulsikonen, välj "se alla inställningar", gå till fliken "".advanced" och aktivera "Anpassade kortkommandon". Gå sedan till "tangentbordsgenvägar” och justera kommandona enligt personliga preferenser. Detta gör att du kan konfigurera specifika genvägar för åtgärder som att skriva, svara eller ta bort e-postmeddelanden, vilket gör det mycket snabbare att bläddra och hantera meddelanden.

Använd Smart skrivning

Smart Compose föreslår fraser och ord medan du skriver, baserat på sammanhanget för ditt e-postmeddelande. För att aktivera det, gå till kugghjulsikonen, välj "se alla inställningar", efter "Geral", och scrolla ner tills du hittar "SkrivförslagDe". Aktivera det här alternativet för att börja ta emot automatiska förslag. När du accepterar ett förslag, tryck helt enkelt på knappen Fliken för att slutföra meningen.

Integrera andra appar

Integrera andra applikationer med gmail kan utöka sina funktioner och förbättra effektiviteten i hanteringen av e-postmeddelanden och uppgifter. För att komma igång, gå till kugghjulsikonen, välj "se alla inställningar" och navigera till "Kompletterar". Klicka i "Skaffa tillägg” och utforska Google Workspace Marketplace för att hitta appar som Trello, Asana, Google Dokument, Zooma och andra som kan vara användbara för ditt arbetsflöde. Klicka i "Installera” bredvid den önskade applikationen och följ instruktionerna för att auktorisera integrationen. När de väl har integrerats kan dessa applikationer nås direkt från sidopanelen gmail, så att du kan hantera projekt, delta i möten och organisera uppgifter utan att lämna din inkorg, vilket optimerar din produktivitet.

Tillgång till Meet

Åtkomst till Google träffas direkt från gmail Det är ett bekvämt sätt att starta eller gå med i videomöten utan att lämna inkorgen. För att använda den här funktionen öppnar du Gmail och tittar på den vänstra sidopanelen. Där ser du alternativet "Möt". Klicka i "Starta ett möte" för att skapa en ny videokonferens eller "Närvara vid ett möte” för att gå med i ett befintligt möte genom att ange den angivna koden. Denna integration gör det enkelt att schemalägga och delta i möten, vilket gör att du kan samarbeta med kollegor effektivt och snabbt, allt från din gmail.

Slutsats

Håll dig uppdaterad och organiserad med gmail Det är viktigt i det personliga och professionella livet. Effektiv e-posthantering garanterar bevarandet av viktig information och kategoriseringen av meddelanden med hjälp av filter och etiketter lovar att göra saker enklare. Dessutom optimerar Gmails integration med andra applikationer arbetet och produktiviteten, medan enkla åtgärder som att hålla inkorgen ren och välorganiserad ger mer effektivitet i arbetsflödet.

Veja também:

46 produktivitetsappar som du kan använda hemma och på jobbet

Texten reviderad av Rafael Braga 29-07-2024.

källor: Google, WikiHow e Ren e-post.